Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

 

 

 

 

 

 

 

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

 

  1. VERİ GİZLİLİĞİ TAAHHÜDÜ

 

İşbu Veri Gizliliği ve Güvenliği Politikası (“Politika”), Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi (Kosmos), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili diğer mevzuat ile hayata geçirilen veri koruma yükümlülüklerini yerine getirirken ve ek olarak kişisel verileri işlerken Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi içerisinde ve/veya Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından uyulması gereken esasları belirlemektedir.

 

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi kendi bünyesinde bulunan kişisel veriler için yeterli ve makul güvenlik düzeyini uygulamayı, kişisel verilerin gizliliğine saygı duymayı ve işbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.

 

  1. POLİTİKANIN AMACI

 

Bu Politikanın temel amacı, Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik esasları ortaya koymak, bu kapsamda kişisel verileri şirketimiz tarafından işlenen kişileri aydınlatarak ve bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamaktır.

 

  1. POLİTİKANIN KAPSAMI

 

İşbu Politika; Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi’nin tüm departmanlarını ve çalışanlarını kapsamaktadır.

 

İşbu Politika; Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi’nin kişisel verileri işlemekte olduğu tüm faaliyetleri kapsayacak olup, her türlü olay ve eylemde uygulanacaktır.

 

İşbu Politika anonim hale getirilmiş ya da kişisel veri olmayan veriler hakkında uygulanmayacaktır.

 

Yeni mevzuatlar ile belirlenmesi durumunda, Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi kişisel veriler üzerinde yeni mevzuatlara uyumlu olacak şekilde daha yüksek bir güvenlik seviyesi sağlayacak ve mevzuat gerekliliklerine uyacaktır.

 

İşbu Politika’nın Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından uygulanmasında hukuki bir engel olduğuna kanaat getirildiği durumlarda, Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi uygulayacağı adımları, gerek görülmesi durumunda Kurul’a da danışarak, yeniden belirleyecektir.

 

 

  1. TANIMLAR

 

İşbu Politika'da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:

 

Açık rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim hale getirme

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi

Kişisel veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel verilerin işlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

KVK Kanunu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

KVK Kurulu

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Özel nitelikli kişisel veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Veri işleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Kişisel veri sahibi

KVK Kanunu'nda "ilgili kişi" olarak addedilen, kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Veri sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

Veri Sorumluları Sicili

Kişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde Başkanlık tarafından tutulan veri sorumluları sicili (VERBİS)

Veri Envanteri

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi'nin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grubu ve ilgili kişisel veri sahibi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve detaylandırdığı envanter

 

  1. KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

 

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi nezdinde; Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi’nin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri (Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Çalışanlar, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Üçüncü Kişiler, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, İş Ortakları) ile sınırlı olarak ;

 

İlgili kamu kuruluşları, denetleyici ve düzenleyici makamlar, iş kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerinin karşılanabilmesi, işe alım ve insan kaynakları süreçlerimizde, iş ilişkilerimize ilişkin süreçlerde, teknik süreçlerde, üçüncü kişilerin taleplerinin karşılanabilmesi amacıyla ve şirketimizin ticari faaliyetlerinin sürdürülmesine yönelik olarak ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

 

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı Alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır.

 

Bu kapsamda Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır ;

 

Kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, özlük bilgisi, hukuki işlem bilgisi, müşteri işlem bilgisi, fiziksel mekan güvenliği bilgisi, işlem güvenliği bilgisi, finans bilgisi, mesleki deneyim bilgisi, pazarlama satış bilgisi, görsel ve işitsel kayıt bilgisi, sağlık bilgisi, biyometrik veri, ile ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgisi ve diğer bilgiler veri kategorisi.

 

  1.  KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER

 

  1. Hukuka Uygunluk

 

Şirketimiz, Anayasa başta olmak üzere, KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak, kişisel verileri işleme faaliyetlerini hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak yürütür.

  1. Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olması

 

Şirketimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamakta, bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda tüm kişi kategorilerine ilişkin veriler güncel tutulmaya çalışılmakta, doğruluğu ve güncelliğini sağlamaya yönelik her türlü idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

  1. Belirli, Meşru ve Açık Amaç

 

Şirketimiz; yalnızca açık ve kesin olarak belirlenen meşru amaçlarla kişisel veri işlemekte olup, bu amaçlar dışında veri işleme faaliyetinde bulunmamaktadır. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işleneceği amaç işleme faaliyeti öncesi belirlenmekte ve “Kişisel Veri Envanteri” ne de işlenmektedir.

 

  1. Verilerin İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması

 

Şirketimiz tarafından kişisel veriler, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Sonradan kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir. . Bu kapsamda süreçler sürekli gözden geçirilmekte, kişisel verilerin azaltılması ilkesi hayata geçirilmeye çalışılmaktadır.

 

  1. Kişisel Verilerin Gerektiği Kadar Muhafaza Edilmesi ve Sonrasında Silinmesi

 

Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bu kapsamda hukuk ve ceza zamanaşımı sürelerini dikkate almakta ve kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimizin “Veri İmha Politikası”na göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

  1.  KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

 

Kişisel veriler yalnızca aşağıda belirtilen yasal dayanaklar kapsamında toplanabilir, işlenebilir veya kullanılabilir. 

 

  1. Açık Rıza

 

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir hak olup, temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa'nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimizce, kişisel verilerin işlenmesinde ancak aşağıdaki şartlar varsa ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verileri işlenmektedir;

 

  • Açık rıza özgür irade ile verilmelidir, aksi durumda hükümsüzdür.

 

  • İlgili kişiden yazılı olarak veya elektronik ortamda açık rıza alınacaktır. Bu durumlara ek olarak kayıt alınması durumlarda sözlü rıza da kabul edilebilir. Bu şekilde açık rızalar ispatlanabilir şekilde kaydedilecektir. Açık rıza alınmadan önce kişilere ilgili hakları bildirilecektir.

 

  •  Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gerekli durumlarda açık rızalar yazılı olarak alınacaktır.

 

  •  Kişisel veri işleyen departmanlar, işledikleri kişisel veriler toplanırken ilgili veri sahibinin açık rızasının varlığının ve geçerliliğinin kontrolünü sağlamakla yükümlüdür. Açık rıza olmadığının tespit edilmesi durumunda veri işleme faaliyeti durdurulacaktır.

 

  1. Kişisel Verilerin Açık Rıza Alınmaksızın İşlenmesi

 

7.2.1Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

7.2.2Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

7.2.3Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

7.2.4Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

7.2.5Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

7.2.6Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

7.2.7Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

 

  1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

 

  1. Özel nitelikli kişisel veriler yalnızca veri sahibinin açık rızasının bulunması ya da  kanunlarda açıkça öngörüldüğü hallerde işlenebilir.
  2. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla açık rıza almaksızın işlenebilir. Bu tarz bir işleme durumunda, veri işleyen sır saklama yükümlülüğü altındadır.
  3. Özel nitelikli kişisel veriler işlenirken, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınacaktır.
  4. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gereken her durumda KVKK Komitesi bilgilendirilecektir.

 

  1. Çalışanların Verilerinin İşlenmesi

 

  1. Yukarıda belirlenen tüm kişisel veri işleme ilkeleri, çalışanların kişisel verileri üzerinde de uygulanacaktır.
  2.  CV toplama kanallarını kullanmadan iş başvurusunda bulunan kişilerin kişisel verileri iş ilişkisini başlatmak amacı ile açık rızaları bulunmaksızın işlenebilir. Bu şekilde gelen bir başvurunun uygun görülen bir pozisyon için değerlendirilmesinin ardından olumsuz sonuçlanması halinde ilgili kişinin kişisel verileri silinecektir.
  3.  İş ilişkisi ile bağlantılı ve sözleşmenin ifası ile ilgili olan çalışan kişisel verileri çalışanların açık rızası olmadan işlenebilir. Aksi durumlarda, çalışanın onayı, hukuki hükümlülük, meşru menfaat ve benzeri bir gerekçe olmalıdır. İlgili gerekçenin geçerliliği için hukuktan onay alınacaktır.

 

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

 

  1. Türkiye’de Bulunan Üçüncü Kişilere Aktarım

 

  1. Kişisel veriler yalnızca ilgili kişinin açık rızası bulunduğu durumlarda Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarılabilir.
  2. Kişisel veriler kanunun 5. Maddesinin 2. fıkrasında belirtilen koşullardan en az birinin geçerli olması halinde, kişinin açık rızası olmadan Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarılabilir.
  3. Kişisel verilerin Türkiye içerisindeki aktarımı sırasında uyulacak yükümlülüklere uygunluğun sağlanmasından aktarımı yapan ilgili departman sorumludur.

 

 

 

  1. Yurt Dışında Bulunan Üçüncü Kişilere Aktarım

 

  1. Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasına ilişkin olarak, KVKK’nın 9. maddesi doğrultusunda veri sahibinin açık rızası aranmaktadır.
  2. Ancak, özel nitelikli kişisel veriler dahil, kişisel verilerin veri sahibin açık rızası olmaksızın işlenmesine izin verilen şartların varlığı halinde, kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede, yeterli korumanın bulunması kaydıyla veri sahibinin açık rızası aranmaksızın da Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından kişisel veriler yurtdışına aktarılabilecektir.
  3. Eğer aktarım yapılacak ülke Kurul tarafından yeterli korumanın bulunduğu ülkeler arasında belirlenmemiş ise, Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi ve ilgili ülkedeki veri sorumlusu/veri işleyen yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt edecek ve Kurul’dan izin alınacaktır.

 

  1. Kişisel Sağlık Verilerinin Aktarımı

 

  1. Kişisel sağlık verileri anonim hale getirilmeden, mevzuata uygun olmadan, gerekli izin ve onaylar alınmadan üçüncü kişilere aktarılamaz.
  2. Kişisel sağlık verileri kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amaçları çerçevesinde ve kanunlarda açıkça öngörülmüş olması durumunda kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.
  3. Kişisel sağlık verilerinin mecburi bir aktarımının söz konusu olması halinde hukuk biriminden onay alınmalıdır.
  4. Sağlık verilerinin aktarımı sırasında uyulacak yükümlülüklere uygunluğun sağlanmasından aktarımı yapan ilgili departman sorumludur.

 

  1. İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI

 

  1. Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi kişisel verisini elinde bulundurduğu ilgili kişilerin aşağı belirtilen taleplerine kanunda belirtilen sürelerde karşılık verecektir:

 

  1. Kişisel verilerini işleyip işlemediğinin bilgisi,
  2. Hangi kişisel verilerini işlediğinin bilgisi,
  3. Kişisel verilerini aktarıp aktarmadığının bilgisi,
  4. Kişisel verilerini aktardığı üçüncü kişileri ve üçüncü kişilerin irtibat kişilerinin bilgisi,
  5. Kişisel verilerini işleme amacı,
  6. Kişi ilgili kişisel verilerinin güncellenmesini istediğinde cevap verilmesi,
  7. Kişisel verilerinin anonimleştirilmesi, silinmesi veya yok edilmesi isteği,
  8. Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi’nde bulunan kişisel verilerinin bir kopyasını alma

 

  1. Veri sahipleri haklarını kullanmak ve/veya Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi’nin verilerini işlerken işbu Politika kapsamında hareket etmediğini düşündüğü durumlarda aşağıdaki Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi KVKK Sorumlusu ile iletişim bilgilerini kullanarak irtibat kurabilirler. (Aynı zamanda internet sitesinde yer alan KVKK başvuru formu ile yukarda belirtilen haklar kapsamında başvuruda bulunabilinir.)

 

KVKK Sorumlusu: İnsan Kaynakları Departmanı

E-posta: insan.kaynaklari@kosmosvize.com

Posta:Ergenekon Mah. Cumhuriyet Cad. No:139 Şişli, İstanbul

Telefon: 00212 296 1000

 

  1. GİZLİLİK

 

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi içerisinde kanun kapsamında işlenen kişisel verilerin tamamı gizlidir. Çalışanlar, kişisel veriler üzerinde yalnızca kendilerine tanımlanan yetki dahilinde toplama, işleme, aktarım, kullanım, silme, yok etme, anonimleştirme faaliyetlerini yürütebilir. Aksi durumda çalışanların bu faaliyetleri yürütmesi yasaktır. Ek olarak, çalışanlar kişisel verileri bireysel veya ticari amaçlarla kullanamaz.

  1. GÜVENLİK

 

Kişisel verilerin güvenliği sırasıyla çalışan, departman ve Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi sorumluluğundadır. Kişisel verilerin kaybolmasına, hukuka aykırı olarak işlenmesine, kötüye kullanılmasına, yetkisiz kişilerce her türlü işleme alınmasına karşı korunması gerekmektedir. Bu güvenlik önlemleri elektronik ve fiziki olarak saklanan kişisel verilerin tamamını kapsamaktadır.

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

  1.  Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler

 

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi kişisel verilerinizi korumak amacıyla her türlü teknik, teknolojik güvenlik önlemlerini almış ve olası risklere karşı kişisel verilerinizi korumaktadır. Örneğin;

  1. Siber güvenlik önlemleri alınmış olup, uygulaması sürekli takip edilmektedir.
  2. Bilgi ve bilgi işleme olanaklarının kötücül yazılımlardan korunmasını temin etmek üzere lisanslı antivirüs yazılım kullanılmakta ve güncellemeleri yapılmaktadır.
  3. Kişisel veri içeren bilgi teknoloji sistemlerinin internet üzerinden gelen izinsiz erişim tehditlerine karşı korunması için güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
  4. Çalışanlara yapmakta oldukları iş ve görevleri ile yetki ve sorumlulukları için gerekli olduğu ölçüde erişim yetkisi tanınmaktadır. Varlık sahipleri kullanıcıların erişim hakları düzenli aralıklarla gözden geçirilmektedir. Dosya sunucu/ortak alan içerisinde bulunan dosya ve klasörlerin erişim hakları periyodik olarak gözden geçirilmektedir.
  5. Ağ hizmetlerinin güvenliği için kimlik doğrulama, şifreleme ve ağ bağlantısı kontrolleri yapılmaktadır.
  6. Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
  7. Yama yönetimi ve yazılım güncellemeleri yapılmaktadır.
  8. Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
  9. Sistem ve uygulamalar için şifreleme yapılmaktadır. 
  10. Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli fiziksel güvenlik önlemleri alınmakta, yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
  11. Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (elektrik kaçağı, yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  12. Kişisel veri içeren sistemlere kullanıcı adı ve şifre kullanılmak suretiyle erişim sağlanmaktadır.
  13. Ağ yoluyla Özel Nitelikli Kişisel Veri aktarımı yapılmamaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin yönetimine ilişkin prosedürler mevcuttur. 
  14. Mikroya ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazılımın güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmaktadır.
  15. Gerek yeni bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı, gerekse mevcut sistemlerin geliştirilmesi, iyileştirilmesi bakımı kapsamında güvenlik önlemleri alınmaktadır.

 

  1.   Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere     Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdari Tedbirler

 

  1. Kuruluş içerisinde bilgi güvenliği operasyonu ve  uygulamasının başlatılması ve kontrol edilmesi amacıyla bir yönetim çerçevesi kurulmuştur.

 

  1. KVKK Komitesi ve İrtibat kişisi atanmış ve görev tanımları belirlenmiştir.
  2. KVKK Başvuru kanalları belirlenmiştir.
  3. İhlal, talep/şikayet yönetim iş akışları belirlenmiştir.
  4. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin Ana Esaslar, politika ve prosedürler belirlenmiştir.

 

  1. Veri İşleme ve Saklama Politikası Oluşturulmuştur.
  2. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası Oluşturulmuştur.
  3. Bilgi Güvenliği Yönetim Politikası Oluşturulmuştur.
  4. Özel Nitelikli Kişisel Veri Güvenliğine Yönelik Politika Oluşturulmuştur.
    1. İşlenen kişisel veriler kapsamında mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
    2. Çalışanlar için kişisel veri güvenliği konusunda eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
    3. Çalışanların ve yüklenicilerin bilgi güvenliği sorumluluklarının farkında olmaları ve yerine getirmelerini temin etmek üzere veri güvenliğine ilişkin rol ve sorumluluklar ile görev tanımları belirlenmiştir.
    4. Çalışanlar için güvenlik politika, ana esaslar ve prosedürlerine uymaması durumunda devreye girecek bir disiplin süreci mevcuttur.
    5. Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
    6. Çalışan, müşteri, tedarikçi vs. için aydınlatma metni yayımlanmıştır.
    7. Açık rıza alınması gereken süreçler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
    8. Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini gidermektedir.
    9. İşleme amacı bakımından anılan kişisel verilere ihtiyaç olup olmadığı değerlendirilmekte, kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

 

  1. Verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, durumu en kısa sürede ilgili kişiye ve Kurul’a bildirmek üzere çalışanlar tarafında gerekli önlemler alınmaktadır.

 

 

  1. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler


İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumu en kısa sürede (Maksimum 72 saatte) ilgili veri sahibine ve Kurul'a bildirecektir.

 

  1. BİNA GİRİŞLERİ İLE BİNA İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

 

  1. Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi binalarında güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
  2. Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması suretiyle Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yapılmaktadır.
  3. Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.
  4. Bu izleme faaliyeti, KVKK ve Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili  mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir.
  5. Bu kapsamda kamera ile izleme yapıldığı bilgisi, tüm çalışan ve ziyaretçilere duyurulmakta ve kişiler aydınlatılmaktadır. Bildirim yazıları izleme yapılan alanların girişlerine asılmaktadır.
  6. Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

 

  1. YÖNETİM BİNASINDA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ

 

  1. Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketitarafından; güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla, Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi binalarında misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
  2. Misafir olarak Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi binalarına gelen kişilerin kimlik verileri elde edilirken ya da Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar.
  3. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.
  4. Mahremiyetin yüksek olduğu yerlerde ise görüntüleme yapılmamaktadır.

 

 

  1. KOSMOS VİZE HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ TESİSLERİNDE ZİYARETÇİ’LERİMİZE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI

 

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla; Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından bina ve tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca talep eden Ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre tutulmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi halinde veya Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

 

  1.  KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI

 

Türk Ceza Kanunu’nun 138. Maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. Maddesinde ve Kurum tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi hakkında yönetmelik” uyarınca; ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi’nın kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir Politika oluşturmuş ve bu Politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapılmaktadır. Bu yönetmelik uyarınca Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından periyodik imha tarihleri belirlenmiş olup, yükümlülüğün başlaması ile beraber çeşitli aralıklarla periyodik imhanın yapılacağına göre takvim oluşturulmuştur.

 

  1. İHLAL OLAYLARI

 

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi’nde çalışan her bir çalışan, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve işbu Politika kapsamında belirtilen kısıtlamalara aykırı olduğunu düşündüğü bir eylem veya olayı departman yöneticilerine aktarmak ile yükümlüdür.

 

Yapılan bilgilendirmeler sonucunda Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi’nin KVKK komitesi mevzuatı dikkate alarak ihlal eylem veya olaylarına ilişkin olarak ilgili kişi veya yetkili kuruma (KVKK) bildirim yapmakla yükümlü tutulmuştur.

 

  1. SORUMLULUKLAR

 

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi içerisinde sorumluluklar sırasıyla çalışan, departman şeklindedir. Bu kapsamda;

 

  1. Çalışanlar kendi çalışma alanları içerisinde bulunan basılı veya bilgisayar ortamındaki tüm kişisel verilerden sorumludur ve bu veriler üzerindeki her türlü işlemede kanunda ve işbu Politika’da belirtilen şartlara uyacaktır.
  2. Departman yöneticileri, departmanları içerisindeki çalışanların işlediği basılı veya bilgisayar ortamındaki tüm kişisel verilerden sorumludur ve bu veriler üzerindeki her türlü işleme için kanunda ve işbu Politika’da belirtilen şartlara departmanının uygun çalıştığını garanti etmektedir.
  3. Departmanın yöneticileri, kontroller ve denetimler yaparak kendi departmanlarında işbu Politika’nın uygulanmasına katkı verecektir.
  4. Yönetici konumundaki çalışanlar kendi alanlarına giren kişisel veri işleme faaliyetlerinden sorumludur ve kişisel verilerin kanuna ve işbu Politika’ya uygun işlenmesini sağlayacaktır.
  5. Departmanlar kişisel veriler ile ilgili yeni veri işleme, veri silme, belirsizlik ve benzeri her türlü durumda Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi’nin KVKK Komitesini bilgilendirmek ile yükümlüdür.

 

  1. YÜRÜTME

 

İşbu Politika’nın yürütülmesinden Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi tarafından KVK Kanunu düzenlemelerine uygun hareket edilmesini ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Standardı'nın yürürlüğünü sağlamak için yönetim yapısı kurulmuştur.

 

Kosmos Vize Hizmetleri Limited Şirketi bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’a bağlı ve ilişkili diğer Politikaları yönetmek üzere Şirket üst yönetiminin kararı gereğince Kişisel Verilerin KorunmasıKomitesi (“Komite”) kurulmuştur.

 

  1. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ

 

İşbu Politika 12.09.2019 tarihinde yürürlüğe girmiştir.